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So geht die Post richtig ab

Zentrale Kommunikationsplattform oder nur eine Anwendung, um E-Mails zu versenden? Egal, für welche Lösung sich klein- und mittelständische Unternehmer entscheiden: Bei Internet-Provider und Mail-Programm zählt vor allem die Sicherheit.

Es ist ein wildes Wettrennen im Kampf gegen den Spam: Software-Anbieter modifizieren stündlich ihre Filter, um den Werbemüll direkt im elektronischen Papierkorb verschwinden zu lassen. Die Spam-Versender wiederum stellen ihre Massenmails kontinuierlich auf die neuen Abwehrmaßnahmen ein. Und dieser Kampf beginnt endlos aufs Neue. 30 Milliarden Spam-Mails werden täglich versendet. Der volkswirtschaftliche Schaden beläuft sich laut EU-Kommission allein in Europa auf rund 2,5 Milliarden Euro.

Die Konsequenz: Unternehmer müssen bei der Wahl eines leistungsfähigen Mail-Programms mehrere Aspekte beachten. Neben dem Kostenfaktor sollten vor allem Sicherheitsfragen eine entscheidende Rolle spielen.

Oft steht der Faktor Sicherheit in der Prioritätenliste der Entscheider jedoch zu weit hinten, weiß Stefan Gehrke, Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für IT-Sicherheit (Mcert): "Dies liegt auch häufig daran, dass kein ganzheitliches Sicherheitskonzept im Unternehmen vorliegt. Neue Software muss daher zunächst zu der vorhandenen passen, einfach in der Bedienung sein – und leider dann erst auch sicher."

Diesen Fehler der falschen Gewichtung machen oft vor allem klein- und mittelständische Betriebe. "In Großunternehmen gibt es eigene Sicherheitsabteilungen", sagt Guido Sanchidrian, Produkt Marketing Leiter beim Software-Hersteller Symantec. "In kleinen und mittleren Unternehmen ist dort noch Nachholbedarf. Da wird an der falschen Stelle auf die Kostenbremse gedrückt."

Die Wahl des Providers

Grundsätzlich beginnt der Entscheidungsprozess für ein Mail-System mit der Wahl des Internet-Anbieters, des Providers. Ein Web-Mail-Service, bei dem Mail-Inhalte auf dem Server des Providers – beispielsweise GMX oder Web.de - gespeichert bleiben, kommt als Business-Lösung selten in Frage, sondern eignet sich nur für Privatanwender.

Übrig bleiben zwei Alternativen: einen Mailserver unter der eigenen Internet-Domäne beim Provider zu nutzen – oder gleich einen eigenen Mailserver im Haus zu betreiben. Bei der Suche nach dem bestgeeigneten Anbieter gibt es aber keinen Königsweg. Zu groß ist der Markt, auf den in den vergangenen Jahren vor allem viele regionale Anbieter stießen. Trotzdem sind es nur fünf Unternehmen, die rund 90 Prozent des Marktes beherrschen: T-Online, Freenet, Arcor, AOL und 1&1. Alle haben ihren eigenen Fokus mit spezifischen Vor- und Nachteilen, die der Kunde gegeneinander abwägen muss.

Aus technischer Sicht spricht vieles für einen eigenen Mailserver im Unternehmen. Der erlaube hinsichtlich der Sicherheit wesentlich flexiblere Lösungen, so Hans-Joachim Knobloch, Security Consultant beim Karlsruher Sicherheits- und Datenschutz-Dienstleister Secorvo. Viren-Scanner und Spam-Filter lassen sich problemlos integrieren.

"Der mögliche Sicherheitsgewinn kann allerdings in einem Fall als Schuss nach hinten losgehen", warnt Knobloch. "Wenn das Know-how oder Personal fehlt, um ein solches System dauerhaft zu pflegen und aktuell zu halten, dann ist es besser, auf einen versierten Provider zu vertrauen."

Die Wahl des Mailprogramms

Die nächste Frage, die sich stellt: Welches Mail-Programm? Hier muss der Unternehmer entscheiden, ob die Anwendung die zentrale Kommunikationsplattform im Betrieb bilden soll. In diesem Fall kommen Server-Lösungen wie Microsoft Exchange, Lotus Notes oder Groupwise zum Einsatz, die seit Jahren die Hauptakteure auf dem Markt sind.

Neben dem Versenden und Abrufen von E-Mails verwalten und planen die Programme Kontakte, Dokumente, Kalender und Aufgaben im Unternehmen. Natürlich kommt auch hier die Kostenfrage ins Spiel: Beispielsweise für den Betrieb eines Microsoft-Exchange-Servers muss ein kleineres Unternehmen mit Anfangsinvestitionen von mindestens 10.000 Euro für Software-Lizenzen und Hardware rechnen. Hinzu kommen regelmäßige Kosten für Betrieb und Wartung. Speziell klein- und mittelständische Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie diese "große" Lösung benötigen oder "nur" ein Programm suchen, um E-Mails vom Provider abzuholen.

Fest steht: In beiden Fällen dominieren Microsoft-Produkte den Markt. Analog zum Browser Internet Explorer hat das Mail-Programm Outlook einen Marktanteil von bis zu 80 Prozent. Einen rasanten Aufschwung erlebt seit einigen Jahren die lizenzfreie Open-Source-Lösung Mozilla Thunderbird, die bei den Internet-Anwendungen den zweiten Platz einnimmt.

"Der Einsatz von frei verfügbaren E-Mail-Clients ist sicherlich eine prüfenswerte Option", meint Experte Hans-Joachim Knobloch. "Zumindest solange keine weitergehenden Funktionen wie Kalender oder Termin- und Ressourcenverwaltung mit abgedeckt werden sollen." Diese Entscheidung solle aber am ehesten an der Frage fest gemacht werden, ob genügend IT-Erfahrung und Mitarbeiter im Unternehmen verfügbar sind, um ein in Frage kommendes Mail-Programm sicher zu konfigurieren und aktuell zu halten.

Größere Sicherheitsbedenken müsse man bei Open-Source-Lösungen nicht haben, meint auch Mcert-Geschäftsführer Stefan Gehrke: "Sicherheitslücken treten in allen Programmen auf. Natürlich werden Programme mit hoher Verbreitung eher angegriffen als Nischenlösungen."

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt", Autor: Michael Schlösser

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