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Umsatzsteuererstattung online

Nicht nur kleine Unternehmen profitieren vom neuen elektronischen Vorsteuer-Vergütungsverfahren im EU-Binnenmarkt.

Im Ausland berechnete Umsatzsteuerbeträge dürfen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung keinesfalls als Vorsteuer abgezogen werden. Vielmehr erfolgt deren Erstattung im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens, wozu bislang regelmäßig ein schriftlicher Antrag bei der im jeweiligen Staat zuständigen Behörde erforderlich war.

 Erschwerend kam hinzu, dass viele EU-Mitgliedstaaten auf eigene Antragsvordrucke in ihrer Landessprache bestanden und darüber hinaus dem schriftlichen Antrag bereits die Rechnungsoriginale etwa über Hotel- und Bewirtungskosten, Teilnahmegebühren an Veranstaltungen, Miete für Beförderungsmittel oder Fahrtkosten beigefügt werden mussten. Zum Unmut über die bisherige Erstattungsbürokratie trugen nicht zuletzt auch die teils extremen Warte- und Bearbeitungszeiten von bis zu sieben Jahren bei.

Zentrale Antragstellung

Zum 1. Januar 2010 trat nun endlich die Novellierung des Umsatzsteuerrechts durch das sogenannte Mehrwertsteuer-Paket der EU in Kraft, zu der auch die überfällige Vereinfachung des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens zählt. Dessen Kernpunkte sind die

• Umstellung des bisherigen Papierverfahrens für in den EU-Mitgliedstaaten ansässige Unternehmer auf elektronische Anträge
  sowie die
  
• zentrale Antragstellung im Ansässigkeitsstaat des Unternehmers.

So können deutsche Unternehmer seit Beginn dieses Jahres ihre Erstattungsanträge für in anderen EU-Mitgliedstaaten angefallene Umsatzsteuerbeträge zentral über ein Onlineportal beim hiesigen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn-Beuel einreichen. Bereits vorhandene personenbezogene Zugangsdaten (Zertifikat/PIN) im Elster-Onlineportal dürfen auch für Zwecke der Vorsteuervergütung genutzt werden; eine weitere Registrierung mit davon abweichenden Zugriffsberechtigungen ist erfreulicherweise nicht vonnöten.

Das BZSt überprüft im nächsten Schritt zeitnah die erforderliche Unternehmereigenschaft samt Vorsteuerabzugsberechtigung der in Deutschland ansässigen Antragsteller anhand ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei erfolgreichem Abgleich erfolgt anschließend die Weiterleitung der Erstattungsanträge innerhalb von 15 Tagen nach Eingang über eine elektronische Schnittstelle an den jeweiligen Vergütungsmitgliedstaat.

Als positiver Nebeneffekt entfallen damit auch die in der Vergangenheit von allen EU-Mitgliedstaaten verlangten Unternehmerbescheinigungen der zuständigen Finanzämter. Vorgesehen ist zudem, dass die Steuerbehörde des Erstattungsstaates dem Antragsteller unverzüglich eine Empfangsbestätigung übermittelt und ihre Antragsprüfung innerhalb von vier Monaten (acht Monaten bei Anforderung weiterer Informationen) beendet.

Bei verzögerter Auszahlung der vom Erstattungsmitgliedstaat festgesetzten Vorsteuervergütungsbeträge sieht die einschlägige EU-Richtlinie sogar eine Verzinsung zu Gunsten des Antragstellers vor. Schon daran wird jedoch deutlich, dass der Einsatz des zentralen Onlineportals zwar zur beschleunigten Übermittlung der Erstattungsanträge an die zuständige Erstattungsbehörde des jeweiligen Mitgliedstaats beiträgt, in der Folge freilich keine zeitnahe Bearbeitung garantiert.

Nationale Besonderheiten

Zudem müssen sich deutsche Antragsteller darüber im Klaren sein, dass die Bonner Finanzbehörde trotz ihrer zentralen Anlaufstelle auch künftig lediglich für die Erstattung an ausländische Unternehmer zuständig bleibt. Für die Frage, ob und in welcher Höhe ein Erstattungsanspruch für in anderen EU-Mitgliedstaaten angefallene Umsatzsteuer besteht, ist hingegen auch weiterhin das dortige Steuerrecht maßgebend.

So gelten in den EU-Mitgliedstaaten äußerst unterschiedliche Regeln: Während beispielsweise Frankreich die Umsatzsteuer auf Übernachtungskosten nur teilweise erstattet, sehen die Niederlande eine volle Vergütung vor, lehnen aber wiederum jedwede auf Verpflegungsaufwendungen entfallende Rückerstattung ab. Zu früh gefreut haben sich auch jene Unternehmen, die auf eine Abschaffung der Sprachbarrieren gehofft hatten. So werden auch künftig längst nicht überall Anträge in Englisch oder gar Deutsch entgegen genommen; eine aktuelle Übersicht der nationalen Besonderheiten findet sich auf der Webseite des Bundeszentralamts für Steuern ( www.bzst.de).

Dennoch: Auch wenn das elektronische Vorsteuer-Vergütungsverfahren lediglich im Verhältnis zu anderen EU-Mitgliedstaaten gilt, bedeutet bereits der Verzicht auf die obligatorische Übersendung aller Originalbelege eine erhebliche Vereinfachung für die Unternehmen: Da die Vorlage von Originalrechnungen oder Einfuhrdokumenten nicht mehr zwingend materiell-rechtliche Voraussetzung für die Vorsteuervergütung ist, brauchen die Belege im Regelfall nur bei Überschreiten der festgelegten Betragsgrenzen dem Antrag in elektronischer Form beigefügt werden.

Gleichwohl sollten Unternehmer die betreffenden Rechnungen sorgfältig aufbewahren, denn wie immer und überall im Steuerrecht gibt es Ausnahmen von der Regel: Bei "begründetem Zweifel" am Erstattungsanspruch kann vom Vergütungsmitgliedstaat sehr wohl die Vorlage der Originalrechnungen verlangt werden. Auch hier weicht das Vorsteuer-Vergütungsverfahren von den liberalen deutschen Aufbewahrungsvorschriften ab, nach denen die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren in Form von pdf- oder tiff-Dateien selbst vom Bundesfinanzhof für zulässig erklärt wurde.

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt",
Autor: Bernhard Lindgens

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